Projekt Beschreibung

Möchten Sie beschreibbare, ausfüllbare PDF-Formulare erstellen?

Das ist eine sinnvolle Idee, denn das PDF ist das weitest verbreitete und plattform-unabhängige Dateiformat zum Austausch von Dokumenten, wie z. B. Anträge, Anmeldungen, Bestellungen, Evaluations- oder Fragebögen.

Wenn Ihre Kunden und Geschäftspartner zukünftig nicht mehr handschriftlich, sondern direkt über die Tastatur Eintragungen in das PDF-Formular vornehmen, stellt das für Sie eine große Arbeitserleichterung dar: keine lästige digitale Datenerfassung und keine Fehler mehr durch Missdeutungen unleserlicher Handschriften. Selbst wenn Sie das PDF nicht auf dem digitalen Weg erhalten, sondern (nur) ausgedruckt per Post oder Fax, können Sie diese Formulare zumindest gut lesen und archivieren.

Worauf ist bei der Konzeption und Gestaltung von Formularen zu achten?

Sie kennen selbst aus eigener Erfahrung, dass Sie kleinteilige und unübersichtliche Formulare am liebsten gleich zur Seite legen. Deshalb ist es sinnvoll, Formulare möglichst klar zu gliedern und die Anzahl der Abfragen so knapp wie möglich zu halten.

Die wichtigsten Parameter für ein übersichtliches Formular sind:

  • Farbgestaltung: Sie kann dabei helfen, unterschiedliche Bereiche voneinander zu trennen und optisch zu gliedern.
  • Lesbarkeit und Größe der Schrift: Mindestens 9 Punkt sollte die Schriftgröße betragen, wobei verschiedene Schriften (besonders die mit geringer Mittellänge) unterschiedlich groß erscheinen. Bei kleineren Schriftgrößen sind Serifen-Schriften, wie z. B. Times New Roman, zu vermeiden.
  • Gestaltungsraster: Klare Sichtachsen sollten eine übersichtliche Gliederung sicherstellen. Eingabefelder sollten gleich gestaltet werden und ihre Länge einheitlich sein, so dass sie sich gruppieren lassen.
  • Kontrast: Die Schriften sollten möglichst dunkel sein und sich gut vom Hintergrund abheben. Erhalten die Eingabefelder eine Farbe, sollte sie im Fall einer Fax-Versendung hell sein, da bei der Datenübertragung solche Flächen häufig von Fax-Geräten sehr viel dunkler dargestellt werden und so die Eintragungen kaum noch zu lesen sind.

Zudem sollte auch an eine barrierefreie Gestaltung für jene Menschen gedacht werden, die durch eine Sehschwäche oder andere Behinderung Schwierigkeiten beim Lesen und Ausfüllen von Formularen haben. Überdies sind die Gestaltungsvorgaben des Corporate Designs Ihres Unternehmens beim Layout des Formulars unbedingt zu beachten.

10 Tipps für die Erstellung eines beschreibbaren PDF-Formulars

Damit ein Formular möglichst vollständig und ohne Fehler ausgefüllt wird, raten wir:

  1. Der erste Eindruck ist entscheidend: Eine gute Übersichtlichkeit ist Pflicht! Beschränken Sie sich deshalb auch auf das Abfragen der wesentlichen Informationen.
  2. Das Formular sollte sich funktional, logisch und intuitiv in einer geeigneten Aktivierungsreihenfolge ausfüllen lassen, so dass Ausfüllende mit der Tabulatorentaste von Feld zu Feld springen können (oder barrierefrei auch ohne Zeigegerät durch die Formularfelder navigieren).
  3. Überlegen Sie, welche Informationen einfach über Checkboxen „abgehakt“ oder individuell über beschreibbare Felder abgefragt werden können.
  4. Gruppieren Sie inhaltlich zusammengehörende Felder.
  5. Heben Sie Pflichtfelder hervor.
  6. Verzichten Sie auf unübersichtliche Optionen, und prüfen Sie, ob sich Optionsfelder gegenseitig ausschließen.
  7. Entscheiden Sie, ob bei mehrzeiligen Textfeldern bei einem Textüberhang ein Rahmen zum Weiterschreiben und Scrollen erscheint (der Textüberhang kann nicht mitausgedruckt werden!) oder die Textmenge begrenzt wird. Eine weitere Möglichkeit ist, dass bei einer festen Größe des Rahmens die Schrift bei einem Textüberhang kleiner wird. Bei zu erwartenden großen Textmengen ist davon abzuraten.
  8. Legen Sie „Quickinfos“ der Felder für barrierefreie Benutzung fest, die bei dem Gleiten der Maus über die Felder angezeigt werden.
  9. Entscheiden Sie, wo Fehlermeldungen platziert werden sollen.
  10. Legen Sie fest, wie unterzeichnet werden soll: a) Ausdrucken, unterschreiben und versenden des Formulars per Post oder b) digitale Formular-Versendung mit der eingebundenen digitalen Signatur.

Hinzufügen von dynamischen Funktionen bringen zusätzliche Vorteile

PDF-Formulare bieten noch zusätzlich die Möglichkeiten, weitere interaktive Elemente hinzufügen zu können, wie z. B.:

  • Die in den einzelnen Feldern erfassten Daten können automatisch herausgelesen und in einer Excel-Datei zusammengefasst abgespeichert werden.
  • Der Druck kann direkt über ein Navigationselement im Formular ausgelöst werden.
  • Bei mehrseitigen Formularen können Navigationselemente oder sogar ein anklickbares Inhaltsverzeichnis die Funktionalität und Übersichtlichkeit des PDFs deutlich erhöhen.
  • Einige Browser unterstützen, dass das per Tastatur ausgefüllte Formular automatisch oder von Adobe Acrobat an Sie zurückgesendet wird. Für die Versendung ist es jedoch häufig praktikabler, dass sich einfach nur das E-Mail-Fenster automatisch öffnet, wenn die entsprechende Rücksende-E-Mail-Adresse angeklickt wird.

Was ist zusätzlich bei Web-Formularen zu berücksichtigen?

Die Zahl digitaler Formulare auf Internet-Seiten nimmt rapide zu. Für Web-Formulare gibt es ein paar zusätzliche Anforderungen zu beachten:

  • Werden sehr viele User-Daten von Ihnen abgefragt, sollte der Eingabeprozess besser auf mehrere Seiten aufgeteilt werden.
  • Um den Befragten ein schnelleres Ausfüllen zu ermöglichen, bieten sich die Autovervollständigungsfunktionen der Browser an. Jedoch ist damit zu rechnen, das einige Felder fehlerhaft ausgefüllt und manuell geändert werden müssen.
  • Damit Formulare auf unterschiedlichen Browsern und Geräten richtig dargestellt und ausgefüllt werden können, sollte möglichst jQuery und JavaScript zugunsten von CCS vermieden werden.
  • Selbst auf mobilen Devices wie Smartphones müssen die Eingabefelder groß genug für die Bedienung per Touch sein.

Gerne senden wir Ihnen auf Wunsch Anwendungsbeispiele zu.

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