Mit professionell gestalteten Formularen Zeit und Geld sparen

Effiziente Formulare bieten für Ausfüllende wie für Versender zahlreiche Vorteile. Auf der einen Seite sind Benutzer „weniger genervt“, wenn das Ausfüllen zügig funktioniert –, und auf der anderen Seite stehen dem Herausgeber nach der Auswertung verlässliche Daten zur Verfügung. Kommunikationsprozesse lassen sich so optimieren, da z. B. weniger Nachfragen wegen fehlerhaftem Ausfüllen nötig sind. Erfahren Sie hier, worauf Sie noch bei der Gestaltung von PDF-Formularen achten sollten, um auch Kosten reduzieren zu können.

Größtes Potenzial für Einsparungen: Gestaltung und Designkonzept

Zwar bedeutet es für die Herausgeber von Formularen einiges an Aufwand, ein einheitliches Formular-Konzept mit einem konsequent umgesetzten Design zu erstellen. Aber funktionale Formulare bieten zahlreiche Chancen, um Ressourcen und Geld zu sparen:

  • Reduzierung Umfang: Auf unnötige Formulare kann verzichtet werden oder zumindest deren Umfang an Seiten abnehmen.
  • Fehler sinken: Der Anteil der Formulare, die unvollständig oder falsch ausgefüllt zurückgesandt werden, sinkt. Besonders wichtig ist zu verhindern, dass Benutzer das Ausfüllen genervt abbrechen, und so Verträge erst gar nicht zustande kommen.
  • Effizienzsteigerung: Wenn die internen Abläufe beim Herausgeber mit denen der Formulare in Einklang gebracht werden.
  • Zusätzlicher USP: Klare und leicht verständliche Formulare stellen übrigens auch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Wettbewerbern dar. Fragen Sie sich selbst, bei welchem Anbieter sie schon mal total genervt beim Ausfüllen eines Formulars waren!

Wichtige Prinzipien fürs funktionale Gestalten von Formularen

Sie kennen es selbst aus eigener Erfahrung, dass Sie kleinteilige und unübersichtliche Formulare am liebsten gleich zur Seite legen. Deshalb ist es sinnvoll, Formulare möglichst klar zu gliedern und die Anzahl der Abfragen so knapp wie möglich zu halten. Deshalb ist es empfehlenswert:

  • Informationen zu gruppieren: z. B. durch Farben, Striche, oder weil sie näher beieinander stehen.
  • Die Abfrageart einzuhalten: z. B. ob „Name“ oder „Anschrift“ darunter, darüber oder vor dem Textfeld positioniert werden.
  • Gestaltungselemente zu beschränken: die zur Gliederung von Informationseinheiten genutzt werden, z. B. einheitliche Abstände, Punkte, Striche – und Symbole oder Icons für Hervorhebungen. So werden Lernprozesse beim Ausfüllenden geschult. Dies ist besonders bei komplexen Formularen, und wenn es mehrere Formulare gibt, wertvoll.
  • Bedeutungsvolles hervorzuheben: Dies dient einer leichteren Orientierung.
  • Redundanzen zu vermeiden: Jede überflüssige Abfrage ist eine zu viel!

Grundsätze für Gestaltung und Design von Formularen

Die wichtigsten Parameter für gut gestaltete und übersichtliche Formulare sind:

  • Farbgestaltung: Sie kann dabei helfen, unterschiedliche Bereiche voneinander zu trennen und optisch zu gliedern. Bedenken Sie aber, dass es auch viele „farbenblinde“ Menschen gibt.
  • Lesbarkeit und Größe der Schrift: Mindestens 9 Punkt sollte die Schriftgröße betragen, wobei verschiedene Schriften (besonders die mit geringer Mittellänge) unterschiedlich groß erscheinen. Bei kleineren Schriftgrößen sind Serifen-Schriften, wie z. B. Times New Roman, zu vermeiden.
  • Gestaltungsraster: Klare Sichtachsen sollten eine übersichtliche Gliederung sicherstellen. Eingabefelder sollten gleich gestaltet werden und ihre Länge einheitlich sein, so dass sie sich gruppieren lassen.
  • Ergonomie: Die Beachtung ihrer Faktoren stellen sicher, dass genug Platz zum Ausfüllen ist, Abfragen, Hinweis-/Erklärungstexte sowie Eingabefelder und Checkboxen eindeutig zugeordnet werden können.
  • Kontrast: Die Schriften sollten möglichst dunkel sein und sich gut vom Hintergrund abheben. Erhalten die Eingabefelder eine Farbe, sollten sie im Fall einer Fax-Versendung hell sein, da bei der Datenübertragung solche Flächen häufig von Fax-Geräten sehr viel dunkler dargestellt werden und so die Eintragungen kaum noch zu lesen sind.

Bedeutsame zielgruppenspezifische Faktoren bei Formularen

Damit Sie Hürden beim Benutzen umgehen, und ein Formular möglichst vollständig und ohne Fehler ausgefüllt wird, achten Sie auf Folgendes:

  • Verständliche Sprache, und so widersprüchliche und un- bzw. missverständliche Abfragen sowie Fremdwörter, alltagsfremde Formulierungen und Abkürzungen vermeiden.
  • Zielgruppenansprache optimieren, d. h. Kenntnisse, Erwartungen, Bedürfnisse und Erfahrungen Raum gegeben und ihr Verhalten bei der Formulargestaltung berücksichtigen.
  • Diskrimierungen vermeiden, und zwar z. B. durch rein männliche Ansprache, mangelnde Höflichkeit, oder wenn abgefragte Kategorien nicht passen.
  • Unsicherheit vorbeugen, nämlich klären, was mit den abgefragten Daten passiert und was die Auswertung für Folgen und Risiken haben könnte.
  • Benutzern Chancen bieten, ihre individuelle Situation darzustellen.
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