Welchen Einfluss hat das Corporate Design auf Formulare?
Die Wahrnehmung einer Institutionen, Behörde oder eines Unternehmens wird auch nach der Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit ihrer Formulare beurteilt. Das ist besonders dann der Fall, wenn sie das wichtigste Kommunikationsmedium zum Kunden darstellen. Deshalb ist deren sorgsame und professionelle Erstellung sowie seriöse und vertrauensbildende Wirkung so bedeutsam.
Formulare als Bestandteil des Corporate Designs
Genauso wie Menschen besitzen auch Unternehmen (die Bezeichnung steht im weiteren Beitrag auch für Institutionen und Behörden) eine individuelle Persönlichkeit. Diese „Identität“ wird deutlich in der Art, wie das Unternehmen kommuniziert, sich darstellt oder verhält. Das Unternehmen nutzt Formulare um:
- mit seinen Kunden in Dialog zu treten (z. B. Antragstellung) oder
- über Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen zu informieren.
Damit gelten Formulare als ein Bestandteil der Unternehmenskommunikation (Corporate Communication) –, auch wenn sie selten von der PR-Abteilung gesteuert werden, die häufig den Bereich der Unternehmenskommunikation verantwortet.
Die Gestaltung von Formularen wird durch das Erscheinungsbild (Corporate Design) bestimmt. Formulare betreffen aber auch mehr oder weniger den dritten Bereich einer Corporate Identity: Dem Unternehmensverhalten (Corporate Behaviour), das am schwierigsten von den drei Bestandteilen eines „CIs“ zu steuern ist. Wie sich ein Unternehmen verhält, verdeutlicht, ob es beispielsweise eher autoritär, partnerschaftlich, kundenorientiert auftritt.
Gestaltungsrichtlinien für Formulare stehen im Corporate Design-Manual
Sind alle Regeln konsequent umgesetzt, transportieren Formulare die Werte und Botschaft des Unternehmens und sorgen für seine Wiedererkennung. Meist legen Guidelines bzw. CD-Manuals den Aufbau von Formularen mit der Platzierung des Logos, Verwendung der Schriften und Farben exakt fest und vermitteln zudem die Gestaltungsprinzipien. Wie logisch beispielsweise Aufbau, Struktur und Abfragen der einzelnen Formulare sind, hängt jedoch maßgeblich vom verantwortlichen Ersteller ab.
Der erste positive Eindruck zählt – besonders bei Formularen
Wenn Kunden, Bürger, Mitglieder, Mitarbeiter bzw. Patienten…
- einen Vertrag bei einer Bank oder Versicherung abschließen wollen,
- einen Ausweis beantragen möchten,
- einem Verband oder Verein beitreten wollen oder
- sich in einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus behandeln lassen müssen,
erfolgt das meist im ersten Schritt mit dem Ausfüllen eines Formulars. Damit setzen sie sich intensiv mit der Anwendung des jeweiligen Herausgeber-Corporate auseinander. Formulare prägen so nachhaltig den ersten Eindruck: Stimmiges nimmt man stillschweigend wahr – wohingegen aber ein negativ erworbenes Image sich leider später nur schwer korrigieren lässt.
Formulare vermitteln auch einen gewissen „Stil“
Logische, klar und gut gestaltete Formulare mit knapp gehaltenen Abfragen haben die Chance, neutrale oder gar positive Gefühle beim Ausfüllenden zu hinterlassen. Mit dem Abschluss eines Vertrags zeigen sie, dass sie dem Unternehmen Vertrauen schenken.
Weiterführende Links und Buchempfehlungen
> Gestaltungsbeispiele und Inspirationen für PDF-Formulare
> Boris Schwesinger: Formulare gestalten
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> Barrierefreie PDFs
> Interaktive/dynamische PDFs
> Word-Dokumentenvorlagen
