Hilfe, Fragen und Problemlösungen beim Ausfüllen interaktiver Formular-PDFs

Interaktiv beschreibbare PDF-Formulare sind praktisch. Denn sie lassen sich direkt digital ausfüllen. Statische Formulare hingegen besitzen keine interaktiven Formularfelder, wie z. B. Options-, Textfelder oder Checkboxen, und sind nicht ausfüllbar. Sollten sich interaktive bzw. dynamische Formulare nicht ausfüllen lassen, kann das verschiedene Ursachen haben: Sie sollten dazu die neueste Version des kostenlosen Adobe Acrobat Readers verwenden, das Formular-PDF auf Ihren Computer herunterladen, speichern und bearbeiten. Hier finden Sie weitere Hilfestellungen für die häufigsten Probleme beim Ausfüllen von beschreibbaren PDF-Formularen.

Was sind Formularfelder, und was bewirken sie?

Interaktiv ausfüllbare PDF-Formulare enthalten Felder, die jeweils besondere Eigenschaften besitzen, wie:

• Textfelder: Zum Eintragen von Texten in eine oder mehrere Zeilen
• Kontrollkästchen (Checkboxen): Bieten mehrere Auswahlmöglichkeiten
• Optionsfelder: Zu treffende Entscheidung zwischen verschiedenen Möglichkeiten
• Dropdown-Menüs: Listen, in denen eine Option ausgewählt wird und manchmal auch eine eigene Eintragung geschrieben werden kann
• Digitale Unterschrift: Möglichkeit für eine elektronische Signatur

Weshalb haben Formularelemente einen hellblauen Hintergrund?

Wieso haben manche Textfelder und Formularelemente einen roten Rahmen?

Alle Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, erhalten vom Adobe Acrobat Reader standardmäßig einen roten Rahmen.

Wie kann ich dynamische PDF-Formulare digital ausfüllen?

Wenn Sie das Formular heruntergeladen und gespeichert haben, klicken Sie ein Formularfeld an. Haben Sie ein Textfeld aktiviert, erscheint der Cursor mit Textsymbol. Dann können Sie per Tastatur den Text eingeben. Haben Sie ein Kontrollkästchen oder Optionsfeld angeklickt, wird der Cursor als Zeigefinger dargestellt, und Sie können die gewünschte Auswahl treffen. > Weitere Infos

Warum lässt sich das PDF-Formular nicht am PC oder Mac ausfüllen und speichern?

Damit Sie beschreibbare PDF-Formulare problemlos ausfüllen, bearbeiten und speichern können, sollten sie auf dem Computer heruntergeladen und gespeichert werden. Verwenden Sie grundsätzlich zum Ausfüllen immer den kostenlos zur Verfügung gestellten Adobe Acrobat Reader. Haben Sie bereits den Acrobat Reader installiert, kontrollieren Sie:

• Ob Sie die neueste Version geladen haben, und aktualisieren Sie ihn gegebenenfalls.
• Ob JavaScript in den Einstellungen vom Adobe Acrobat Reader aktiviert ist.
• Ob schon Eintragungen gemacht und das Formular digital unterschrieben wurde.

Warum funktioniert das Ausfüllen von PDF-Formularen mit „Chrome“ oder „Mozilla Firefox“ am PC oder Mac nur beschränkt?

Die Funktionalität von in Browsern geöffneten Formularen sind gegenüber dem Bearbeiten mit dem Adobe Acrobat Reader eingeschränkt. Laden Sie sich das Programm kostenlos hier herunter, und prüfen Sie, ob Ihre Acrobat-Erweiterung aktualisiert werden sollte. Stellen Sie nun Ihren Browser dauerhaft wie folgt um, damit es nicht direkt dort ausgefüllt wird:

• PDF-Betrachter unter Mozilla Firefox deaktivieren.
• PDF-Betrachter unter Google Chrome deaktivieren.

Obwohl ich Acrobat Reader nutze, lässt sich das PDF-Formular nicht ausfüllen! Was muss ich tun?

Wenn es sich um eine statische PDF-Datei ohne Formularfelder handelt, benötigen Sie die aktuelle Version des Adobe Acrobat Readers oder Adobe Acrobat Pro.

1. Klicken Sie „Werkzeuge“ > „Ausfüllen und unterschreiben“ an.
2. Nun können Sie mit dem Cursor an die relevanten Stellen, wo Texte eingetragen werden sollen, klicken. Damit können Sie per Tastatur Zeichen über den vorgegebenen PDF-Inhalt schreiben.

Was hat Adobe Acrobat Reader mit JavaScript zu tun?

Da die Nutzung von ausfüllbaren PDFs von vielen wechselseitig bedingten Faktoren abhängt (Software, Betriebssystemen, Geräten etc.), kann nicht gewährleistet werden, dass stets alle Formularelemente funktionieren. Besonders bei einzelnen Zusatzfunktionen, für die die Programmiersprache JavaScript verwendet wird (wie z. B. das automatische Vergrößern von Textfeldern bei Textüberhang), können je nach Umgebung Probleme in der Darstellung und Funktionalität auftauchen.

Wie lassen sich PDF-Formulare auch auf Smartphones und Tablets interaktiv ausfüllen?

Um PDF-Formulare auch auf Smartphones und Tablets problemlos nutzen zu können, gibt es spezielle Apps. Beispielsweise für iPhone und iPad: pdfexpert.com

Weshalb werden z. B. Kontrollkästchen und Optionsfelder von Acrobat Reader verändert dargestellt?

Auch wenn Checkboxen und Optionsfelder individuell, z. B. in Adobe Indesign, gestaltet wurden, werden sie von Adobe Acrobat Reader abweichend darstellt. Auffällig ist das zum Beispiel bei den Häkchen (Kontrollkästchen) und Kreisen (Optionsfelder). Es ist jedoch möglich, die Art der Markierungen von Kontrollkästchen und Optionsfeldern in Adobe Acrobat Pro (ob z. B. „Häkchen“, „Kreis“, „Quadrat“, „Stern“, „Kreuz“ oder „Karo“ verwendet werden) zu verändern. Dabei hängt die Größe der angezeigten Markierung von der festgelegten Schriftgröße ab.

Wie lassen sich beschreibbare Formular-PDFs digital unterschreiben?

Anstatt eines Unterschreibens per Hand nutzen Sie eine der beiden Möglichkeiten:

• Acrobat Reader mit digitaler Signaturvalidierung (Klicken Sie das Werkzeug „Ausfüllen unterschreiben“ > „Unterschreiben“ an. Es öffnet sich ein Feld, das Ihnen folgende Optionen bietet: 1) Unterschrift in einer gewünschten Schrift als formatierten Text, 2) mit der Maus einfach hineinschreiben und 3) Signatur als Bild hinein kopieren).
• Adobe Sign (per Mausklick oder Fingertippen)

Wieso lassen sich unterschriebene Formulare nicht weiter bearbeiten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Programme und Apps, mit denen man Formulare digital unterschreiben kann. Einige der sogenannte „qualifizierten Signaturen“ sperren aber das Dokument per default komplett – andere ermöglichen hingegen eine weitere Bearbeitung. Nur welches System der Nutzende zum Signieren verwendet, kann der Bereitstellende des Formulars nur bedingt beeinflussen (z. B. mit einem beschreibenden Kommentar oder eines Formularfeldes speziell für „Validierungen“, die jedoch noch selten genutzt werden). Es gibt zwar die Möglichkeit mit JavaScript Abhilfe zu schaffen, das führt aber zu anderen Problemen. Darum ist das nicht empfehlenswert. Ausführliche Informationen zur elektronische Signatur bzw. digitalen Unterschrift.

Wie ist der Workflow zum Erstellen interaktiv beschreibbarer Formulare-PDFs?

Hier erfahren Sie, wie Sie klar gegliederte Formulare mit Adobe InDesign selbst erstellen können.

Was sind die wichtigsten Guidelines für die Gestaltung von Formularen?

Aus eigener Erfahrung wissen Sie selbst: Unübersichtliche Formulare legen Sie am liebsten zur Seite. Deshalb ist der erste, positive Eindruck entscheidend. Lassen sich Formulare möglichst rasch und intuitiv ausfüllen, steigt die Quote vollständig ausgefüllter und zurückgesandter Formulare. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Formulare gestalten. U. a., wie Sie Informationen gruppieren, Gestaltungselemente beschränken und die Lesbarkeit erhöhen.

Wo finde ich Tipps zur Fehlerbehebung weiterer häufige Probleme in PDF-Formularen?

Zahlreiche weitere Informationen finden Sie hier.