Sie möchten selbst ein dynamisch ausfüllbares PDF-Formular erstellen?

Eine gute Idee. Denn ob Anträge, Anmeldungen, Bestellungen oder Fragebögen: PDF-Formulare lassen sich direkt digital ausfüllen und auswerten. Das spart Zeit und Nerven – vor allem mit unleserlichen Handschriften. Hier erfahren Sie, wie sie übersichtlich gegliederte Formulare mit Adobe InDesign selbst erstellen bzw. generieren können.

Mögliche Hürden beim Erstellen von PDF-Formularen umgehen

Kaum jemand füllt Formulare gerne aus: Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie es dem Benutzer so leicht wie möglich gemacht wird. Manchmal sind es auch formale oder technische Gründe, die im schlimmsten Fall dazu führen, dass Benutzer das Ausfüllen ganz abbrechen – und ein Vertrag dann nicht zustande kommt.

Deshalb beachten Sie Folgendes:

  • Klare und logische Gliederung, die ein hohes Maß an Übersichtlichkeit bietet. Beschränken Sie sich deshalb auch auf das Abfragen der wesentlichen Informationen. Gruppieren Sie zudem inhaltlich zusammengehörende Felder.
  • Eindeutige Benutzerführung, die nur die benötigten Informationen abfragt und andere überspringt, die für den jeweiligen Nutzer nicht relevant sind.
  • Gute Lesbarkeit, vermeiden Sie dabei zu kleine Schriften. Wenn Sie noch weitere Faktoren dafür berücksichtigen, erstellen Sie im optimalen Fall ein barrierefreies PDF-Formular für Menschen mit Behinderungen, wie z. B. einer Sehschwäche.
  • Ergonomische Faktoren, die sicherstellen, dass zum einen genug Platz zum Ausfüllen ist, und zum anderen Fragen, Hinweis-/Erklärungstexte sowie Eingabefelder und Checkboxen eindeutig zugeordnet werden können.
  • Bieten Sie benutzern die Chance, ihre individuelle Situation darzustellen.

Workflow zum Erstellen eines interaktiven PDF-Formulars mit InDesign

Die Anleitung beruht auf dem Generieren eines Formulars mit InDesign CC 2018. Doch auch schon ältere Vorversionen bieten eine ähnliche Funktionsweise. Allerdings ist von älteren Versionen als InDesign CS6 aufgrund verminderter Funktionalitäten abzuraten. Hier die wichtigsten Hinweise zum Erstellen eines einfachen PDF-Formulars mit dynamischen Funktionen:

Bedienfeld Schaltflächen und Formulare

Eine zentrale Funktion zum Hinzufügen von Formularelementen hat dieses Bedienfeld, das sich hier öffnet: Menüzeile „Fenster“ > „Interaktiv“ > „Schaltflächen und Formulare“. Hier die Grundfunktionen für die Formularelemente bei „Typ“:

Formular Bedienfeld Schaltfächen und und Formulare

Kontrollkästchen

Erstellen Sie mit dem Rechteck-Werkzeug ein kleines Kästchen zum späteren Anklicken, geben ihm nach Ihren Wünschen einen hellen Farbton, oder besser eine Outline (ist für Benutzer besser als Kontrollkästchen erkennbar), und wählen Sie im Bedienfeld „Schaltflächen und Formulare“ bei Typ „Kontrollkästchen“ an.

Kontrollkästchen in InDesign

Listenfeld

Listenfelder sind Pop-up-Menüs mit einer Liste an vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten sehr ähnlich. Pop-up-Menüs lassen sich allerdings nur in Adobe Acrobat in der Nachbearbeitung hinzufügen.

Erstellen Sie mit dem Rechteck-Werkzeug ein Textfeld für die spätere Darstellung der Liste, geben ihm einen hellen Farbton, und wählen im Bedienfeld „Schaltflächen und Formulare“ den Typ „Listenfeld“ an. Indem Sie einen Begriff in das Feld „Listenelemente“ eintragen und das „+“ drücken, fügen Sie jeweils Eintrag für Eintrag in der Liste hinzu.

Formular mit Listenelement erstellen

Optionsfelder

Sie werden beispielsweise verwendet, wenn eine Auswahl zwischen „ja“ oder „nein“ zu treffen ist. Die Optionsfelder sollten bei „Name“ den gleichen Feldnamen haben. Erstellen Sie dazu mit dem Rechteck-Werkzeug ein kleines Kästchen zum späteren Anklicken, geben ihm nach Ihren Wünschen einen hellen Farbton, oder besser eine Outline, und wählen im Bedienfeld „Optionsfeld“ an.

Formular mit Optionsfeld

Achten Sie darauf, wenn Sie noch weitere Optionsfelder im Formular verwenden, dass Sie die Optionsfelder durchnummerieren, und so jede Gruppe eine eigene Ziffer hat. Sonst werden, wenn eine Auswahl vom Benutzer getroffen wird, unbeabsichtigt auch andere gleichnamige Optionsfelder angeklickt.

Tipp: Verzichten Sie auf unübersichtliche Optionen, und prüfen Sie, ob sich Optionsfelder gegenseitig ausschließen

Unterschriftsfeld

Legen Sie fest, ob und wie das Formular unterzeichnet werden soll:

  1. Formular ausgedruckt, sodann unterschrieben per Post, Fax oder eingescannt per E-Mail versandt.
  2. Digitale Formular-Versendung mit der eingebundenen digitalen Signatur. Erstellen Sie hierfür auch zunächst einen Kasten zum späteren Hinzufügen der digitalen Unterschrift. Wählen Sie dann im Bedienfeld „Unterschriftsfeld“ an.

Tipp: Bisher gibt es nur wenige Benutzer, die eine (meist kostenpflichtige) verifizierte bzw. e-Unterschrift besitzen. Damit Sie keine Benutzer auszuschließen, das PDF-Formular zu versenden, ist es vielleicht doch besser, auf eine e-Signatur zu verzichten?

Textfeld

Erstellen Sie zunächst mit dem Rechteck-Werkzeug ein Textfeld für die spätere Eingabe der Texte und geben ihm einen hellen Farbton. Klicken Sie dann im Bedienfeld bei Typ „Textfeld“ an. Unten stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Auswahl zur Verfügung.

Hier die elementarsten Optionen:

Formular-Textfelder in InDesign
  • „Druckbar“: in jedem Fall sinnvoll, wenn das PDF-Formular ausgedruckt wird.
  • „Erforderlich“: Mit dem Anklicken wird das Textfeld zu einem Pflichtfeld, d. h. wird das Formular nicht ausgefüllt, lässt es sich z. B. nicht versenden, wenn dafür eine Schaltfläche zum automatischen Versenden (an eine zuvor festgelegte E-Mail-Adresse) vorhanden ist. Tipp: Pflichtfelder sollten Sie grafisch für die Benutzer kenntlich machen oder einen deutlichen Hinweis hinzufügen.
  • „Mehrere Zeilen“: Wenn es möglich ist, mehr als nur eine Zeile Text eingeben.
  • „Bildlauf möglich“: Entscheiden Sie, ob bei mehrzeiligen Textfeldern bei einem Textüberhang bei einer festen Größe des Rahmens:
  1. ein Rahmen zum Weiterschreiben und Scrollen erscheint. Allerdings lässt sich der Textüberhang nicht ausdrucken. Möchten Sie das, klicken Sie „Bildlauf möglich“ an!
  2. Sonst wird die Textmenge von dem Textrahmen begrenzt.

Beschreibung

Es ist sinnvoll, das PDF-Formular auch für eine barrierefreie Gestaltung für Menschen mit Behinderungen vorzubereiten, damit auch sie es nutzen können. Dazu schreiben Sie einen kurzen beschreibenden Text in das entsprechende Feld. Dieser erscheint dann z. B. in einem PDF als „Quickinfo“ beim Gleiten der Maus über das Feld.

Exportieren bzw. Generieren des dynamischen Formular-PDFs

Erstellen Sie nun das Formular-PDF, indem Sie in der Fensterzeile „Datei“ > „Exportieren“ > „Adobe PDF (interaktiv)“ anklicken. Im sich öffnenden Fenster können Sie einige Einstellungen vornehmen, die Sie schon aus Ihrem normalen Druckmenü kennen.

Exportieren dynamisches Formular-PDF aus InDesign

Nachbearbeitung des interaktiven PDF-Formulars in Adobe Acrobat

Die Anleitung beruht auf Adobe Acrobat Pro DC. Die benötigten Funktionen finden Sie aber auch in älteren Acrobat-Versionen – allerdings an anderen Stellen in der Navigation.

Öffnen Sie die Datei, und wählen Sie dann den Bereich „Formular vorbereiten“ aus.

Formular mit Nachbearbeitung in Acrobat

Abspeichern des interaktiven PDF-Formulars in Adobe Acrobat

Wählen Sie in der Menüzeile „Datei“ > „Dokumenteigenschaften“. Hier können Sie viele Einstellungen zum Öffnen und Darstellen der Datei sowie den Dokumenteninformationen vornehmen. Wenn Sie die Navigationsregisterkarte „Kennwortschutz-Einstellungen“ anklicken und Einstellungen auswählen, sollten Sie in jedem Fall das „Ausfüllen von Formularfeldern und ggf. Unterschreiben vorhandener Unterschriftenfelder“ zulassen.

Tipp: Sicherheitseinstellungen sollten nicht den Einsatz von Bildschirmlesehilfen behindern!

Formular Abspeichern in Acrobat

Klicken Sie bei „Felder“ das kleine Symbol für linksbündigen Satz an und wählen „Tab-Anordnung nach Zeilen“. Damit ermöglichen Sie, dass Benutzer mittels der Tabulatorentaste von Feld zu Feld springen und das Formular nach dieser Aktivierungsreihenfolge ausfüllen können.

Aktivieren Sie mit dem Zeiger ein Textfeld und wählen zudem in der Leiste das Symbol „Werkzeuge“ > „Feldeigenschaften anzeigen“ an. Jetzt öffnet sich das Menüfenster „Textfeld-Eigenschaften“. Hier haben Sie viele weitere Möglichkeiten, Formatierungen vorzunehmen. Auch für die anderen Typen der Formularelemente gibt es ähnliche Menüs mit anderen Optionen.

Nachteile in Word erstellter Formulare

Wird eine offene Word-Datei versendet …

  • lassen sich unkontrollierbar leicht (unabsichtlich oder gar absichtlich) Texte und Formularfelder vom Ausfüllenden verrücken bzw. verändern. Mit Word-Detailkenntnissen ist es aber möglich, ein Verschieben der Formularfelder zu verhindern.
  • stehen deutlich weniger nützliche Zusatzfunktionen zur Verfügung, als über ein in Adobe InDesign gestaltetes und Acrobat nachbearbeitetes ausfüllbares Formular-PDF.
  • wird sie je nach Plattform und Gerät unterschiedlich dargestellt.
  • war eine Gestaltung im Vergleich zu Grafikprogrammen (wie InDesign) nur beschränkt möglich.
PDF Formulare

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