Die zehn wichtigsten Schritte zum selbstständigen Erstellen einer Firmenchronik

Stehen Sie vor der Aufgabe, eine Unternehmens- oder Firmenchronik zu erstellen? Sie sind sich aber vielleicht noch nicht sicher, wie Sie die vielen unterschiedlichen Aufgaben, wie Texterstellung, Layout und Produktion, bewältigen sollen? Hier erfahren Sie u. a., womit Sie starten können, welche Medien infrage kommen, was Sie bei der Texterstellung und Produktion beachten müssen – und wie viel Zeit Sie einplanen sollten.

Schritt 1 – Timing: Mit dem Kick-off zur Firmenchronik nicht zu spät starten

Häufig wird der arbeits- und abstimmungsreiche Prozess unterschätzt – und dann wird es am Ende eng und anstrengend. Da häufig mehrere Entscheider an der Entstehung einer Firmenchronik mitwirken und nicht immer permanent zur Verfügung stehen, können schnell einige Wochen allein für die Klärung wichtiger Fragen vergehen. Am intensivsten wird dabei meist der Text immer wieder bearbeitet. Damit alle am Ende mit der Qualität zufrieden sind, sollten Sie je nach Komplexität der Unternehmenschronik bis zu zwölf Monate vor dem Firmenjubiläum starten. Mit einem klar strukturierten Ablauf lassen sich dabei die Nerven schonen. Hier finden Sie einen [Produktionsplan] zur Erstellung einer Firmenchronik.

Schritt 2 – Konzeption entwickeln: Kernfragen zum Konzept

Überlegen Sie sich, bevor Sie mit der Entwicklung der Firmen- bzw. Unternehmenschronik starten …

• … wen Sie mit Ihrer Firmenchronik erreichen möchten?
• … wo die Alleinstellungsmerkmale Ihres Vereins, Unternehmens bzw. Ihrer Institution liegen?
• … was Ihre Leser tatsächlich interessieren könnte?
• … was die Philosophie Ihres Unternehmens auszeichnet und Ihre Werte sind?
• … wie viele Ressourcen Ihnen und Ihren Mitarbeitern für die Erstellung der Firmenchronik zur Verfügung stehen?
• … wie hoch das Budget ist, und ob z. B. Kooperationspartner oder ein Verband ein Sponsoring unterstützen können?
• … ob Sie aus der städtischen oder Landespolitik, einem Verband oder einer anderen Institution einen Schirmherr finden, der für mehr Beachtung sorgt?

Schritt 3 – Recherche: Wo die Informationen finden?

Nicht jeder Betrieb wird ein Archiv mit Inhalten und Abbildungen zur Unternehmensgeschichte angelegt haben und regelmäßig pflegen. Wenn Sie in der glücklichen Lage sind, über ergiebige Quellen zur Firmenhistorie zu verfügen, berücksichtigen und klären Sie Folgendes:

• Wer sind die Zeitzeugen? Könnten Gründer, zurzeit tätige oder ehemalige Mitarbeiter selbst Berichte erstellen oder für Interviews zur Verfügung stehen? Und wer verschriftlicht die Interviews in welcher Form?
• Eignung von Bildern, Filmen und Urkunden? Wie ansprechend sind die Abbildungen, und wie ist deren Qualität bei einer Digitalisierung und Verwendung im gewünschten Medium?
• Gibt es ein in Vergessenheit geratenes Archiv? Wenn Ihr Unternehmen schon lange vor Beginn der Digitalisierung gegründet wurde, hat man vielleicht früher Ordner mit Dokumenten, Urkunden, Bildern und Presseberichten angelegt? Wurde möglicherweise bereits schon einmal eine Firmenchronik erstellt?

Sichten und werten Sie die Dokumente und Bilder aus, und prüfen Sie, ob es möglich ist, einen historischen Zusammenhang herzustellen.

Schritt 4 – Medienauswahl: Alternativen zur gebundenen Firmenchronik

Beabsichtigen Sie die Unternehmenshistorie als Print-Medium zu visualisieren? Wenn es eine Drucksache zum Blättern werden soll, dann bietet sich neben der Firmenchronik als Buch oder im Hardcover auch eine Festschrift als Broschüre, eine Jubiläumszeitung oder ein Roll-up-Banner an. Falls Sie sich auch digitale Medien vorstellen können, dann wäre eine Videofilm oder Webseite möglich. Mehr Informationen zu den einzelnen Veröffentlichungsformen und dem jeweiligen Aufwand finden Sie hier: > Medienauswahl bei: „Digitale und Sozialen Medien – als crossmediale Verknüpfungen“

Schritt 5 – Umgang mit Krisen: Glaubwürdigkeit und Authentizität überzeugen

Der Wert einer Firmenchronik liegt nicht allein im Dokumentieren von Daten und Fakten zur Unternehmensgeschichte, oder wie die Firma zum Erfolg geführt wurde. Sondern auch in der Darstellung, wie Krisen und Niederlagen bewältigt wurden. Denn in jedem Betrieb gibt es natürlich ebenso Höhen und Tiefen. Bereits zur Konzeption der Unternehmenschronik sollte der maßgeblich Verantwortliche entscheiden, wie (offensiv) Krisenzeiten vermittelt werden – z. B. für Unternehmen, die bereits schon vor dem Zweiten Weltkrieg gegründet wurden.

Schritt 6 – Gliederung und Texterstellung: Die Firmenchronik als Erfolgsstory schreiben

Es gilt, einen roten Faden zu finden, der Mitarbeiter, Kunden, Kooperationspartner genauso wie Journalisten durch Ihre Firmenchronik führt und Ihre Unternehmensgeschichte und -philosophie lesenswert vermittelt.

Das sind mögliche Inhalte:

• Grußwort des Geschäftsführers bzw. Vorstands und Schirmherrn
• Gründung und Ursprung des Unternehmens
• Leistung des Unternehmen
• Philosophie und Werte
• Chronik der Entwicklung und Höhepunkte
• Persönlichkeiten (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten)
• Nachhaltiges Handeln
• Visionen (Ziele, geplante Projekte und bisher kaum eingesetzte Potenziale)

Achten Sie dabei auf Folgendes:

• Verzichten Sie auf Fachbegriffe! Denn nicht alle Leser werden Spezialisten in Ihrer Branche sein. Geeigneter sind allgemein verständliche Formulierungen.
• Schreiben Sie in einem lebendigen Sprachstil! Verwenden Sie z. B. Metaphern und Bilder, um komplexe Sachverhalte darzustellen.
• Formulieren Sie klar und eindeutig! Dies gelingt durch aktive Verben – jedoch nicht mit Substantivierungen und verschachtelten Sätzen.
• Richten Sie den Sprachklang auf Ihre Zielgruppe aus!
• Bleiben Sie in einer Zeitform!
• Beauftragen Sie ein professionelles Lektorat! Denn die eigenen Fehler fallen einem nicht auf. Und selbst wenn Ihre Kollegen die Texte korrigieren, werden sie Sie nicht vor vermeidbaren und ärgerlichen Fehlern schützen können.

Schritt 7 – Grafisches Grundkonzept: Abwechslungsreiches Basislayout entwickeln

Im ersten Schritt ist ein Basislayout auf Grundlage Ihres Corporate Designs zu entwickeln. Darin sollte auf ein paar beispielhaft entworfenen Seiten visualisiert werden, wie die Inhalte Ihrer Unternehmensgeschichte mit Bildern, Presseberichten, Urkunden etc. illustriert und ansprechend vermittelt werden können. Dieses sogenannte Basislayout wird mit den Entscheidern abgestimmt und nach Freigabe die Grundlage für Layout und Satz aller Inhalte Ihrer Firmenchronik.

Achten Sie dabei auf Folgendes:

• Vermeiden Sie reine Textseiten! Falls Ihnen kaum Abbildungen zur Verfügung stehen, ist das auch lösbar. Sie sollten dann mit einer abwechslungsreichen Typografie (mit sinnvoll formatierten Textarten) einen grafisch interessanten Seitenaufbau erzielen. Zum Beispiel durch grafisch hervorgehobene Vorspanntexte, Kennzahlen (wie Mitarbeiterstand, Umsatz, Anzahl Kunden etc.), Infografiken oder -kästen mit sogenannten „Funfacts“ (das können unterhaltsame Informationen wie Statistiken, Rekorde oder historische Fakten sein, die eine von der Unternehmensgeschichte losgelöste Meta-Textebene darstellt – und nur die Jahreszahlen gleich bleiben).
• Schnörkelige Schriften nur in Maßen! Natürlich denkt man, wenn es um Geschichte geht, an historische oder Antiqua-Schriften (mit Serifen). Doch sie sind vor allem im Mengensatz schlechter lesbar als zeitgemäße Grotesk-Schriften (ohne Serifen). Sie können aber z. B. für Headlines oder Bildunterschriften Serifenschriften verwenden und für den Fließtext serifenlose Schriften nutzen. Zudem sollten Sie bei der Schriftenauswahl bedenken: Möchte sich ein modernes Unternehmen mit antiquierten Schrift-Fonts präsentieren?

Schritt 8 – Layout/Satz: Effektiver Aufbau der gesamten Firmenchronik

Ist das grafische Grundkonzept von allen Verantwortlichen freigegeben, werden die fertigen Texte und Bilder in das Basislayout eingesetzt und alle Seiten gestaltet.

Beachten Sie dabei Folgendes:

• Die Firmenchronik soll in Word gestaltet werden? Leider eignet sich Word nicht für eine komplexe Gestaltung mit vielen Abbildungen und grafischen Details (wie eine Zeitleiste). Problematisch ist dabei besonders, dass bei Änderungsphasen Korrekturen eingearbeitet werden, die unbeabsichtigt zu großen Verschiebungen führen können. Zudem lassen sich Word-Dateien mit Abbildungen nur schwer im Offset-Verfahren (S. Schritt 9) professionell drucken. Ihnen bleibt dann nur ein Tüfteln und die Risiken eines Fehldrucks. > Word-Vorlagen
• Sie verfügen über gute Word-Kenntnisse? Dann erfahren Sie hier, wie mit einem Spaltenlayout mit zwei und mehr Spalten gestaltet werden kann.
• Sie möchten ein professionelles Layout und Druckdaten erstellen? Wenn Sie zusätzlich auch über Produktions-Know-how verfügen, verwenden Sie am besten die Profi-Software Indesign von Adobe.

Schritt 9 – Bildbearbeitung: Um Bildern den letzten Schliff zu geben

Gerade wenn (wie bei Firmenchroniken) Bilder aus verschiedenen Quellen und Qualitäten verwendet werden, wirkt das Gesamtbild manchmal wenig stimmig. Das liegt daran, dass der ältere Teil der Bilder Ihrer Firmengeschichte nur in Schwarzweißfotos, Bildern in einem Sepiaton oder mehr oder weniger vergilbten Farbfotos vorliegen. Haben Sie bereits alle benötigten Bilder in der ausreichenden Auflösung (300 dpi für professionellen Druck) eingescannt, gibt es folgende Möglichkeiten, um eine optisch durchgängige Wirkung zu erzielen:

• Duplex-Look: Es entsteht ein homogener Eindruck, wenn alle Bilder entweder monochrom (einfarbig) oder duplex (mit zwei Farben) eingefärbt werden. Gut sieht beispielsweise Sepia, Taubenblau oder Anthrazit aus.
• Bilder entfärben: Dabei wird die Sättigung der Farbbilder reduziert, so dass eine helle, freundliche Wirkung entsteht.
• Farbneutral: Damit die farbigen Fotos natürlich aussehen, benötigen Sie viel Erfahrung mit digitaler Bildbearbeitung. Z. B. mit der Bildbearbeitungssoftware Adobe Photoshop lassen sich Farbstiche, Kontraste, Unschärfen, Raster und Bildrauschen korrigieren.

Schritt 10 – Produktion: Schlimme Überraschungen beim Druckergebnis vermeiden

Wenn Sie keine professionelle Produktion oder Druckerei beauftragen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Druck einer ungehefteten Firmenchronik im Copy-Shop: Lassen Sie vorab einige Probeausdrucke machen. Denn da Bilder in Word im rgb-Modus verarbeitet, beim Druck aber Farben nach Euroskala benötigt werden, sollten Konvertierungsprobleme so ausgeschlossen werden. Zudem können Sie damit kontrollieren, ob sie mit dem Druckergebnis zufrieden sind.
• Druck mit Klammerheftung im Copy-Shop: Erstellen Sie zunächst ein doppelseitiges Druck-PDF im Format DIN A3. Die Vorder- und Rückseite werden dann bedruckt und danach in der Mitte auf DIN A4 gefaltet: So erhalten Sie vier Seiten, in die weitere gefaltete A3-Blätter einlegt werden. Damit die Seitenfolge beim Heften stimmt, machen Sie sich vorher ein Ausschießschema – für DIN A3. Zudem lassen Sie sich auch hier wieder vorab Prodeausdrucke anfertigen.
• Professioneller Offsetdruck für höhere Auflagen (und Veredelungen): Damit nicht die gesamte Auflage verdruckt wird, sollten Sie sich damit auskennen, wie hochaufgelöste Bilder eingebunden werden und eine Druckdatei erstellt wird. Besonders wenn Sonderfarben und Druckveredelungen, Naturpapier und ungewöhnliche Bindungen zum Einsatz kommen, sind fundierte Produktionskenntnisse nötig. Vor Druck der Auflage lässt man sich von der Druckerei farbverbindliche Proofs erstellen, die Sie kontrollieren und vor dem Druck freigeben können.